Aufnahme von Leihinstrumentarium

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    • Aufnahme von Leihinstrumentarium

      Hallo,

      wer nimmt bei euch im Haus die Leih - Sets / Siebe auf?

      Wer kontrolliert, ob das Leihsystem komplett ist?

      Das OP-Personal, der Operateur?

      Wir haken zwar jeden Artikel laut Lieferschein ab und Implementieren diese Artikel / Sets in unser PC - Leihsystem, aber ich, in der ZSVA weiß doch nicht in wie weit das System (Knie TEP) komplett ist.

      Außerdem dauert diese Prozedur "Aufnahme und Aufbereitung" immer allen zu lange. :!:

      Kann man sich auf den Lieferschein der Hersteller verlassen, ich meine nicht! ?(

      Wie geht Ihr da vor???

      MFG
      THI
    • Hallo THI,

      bei uns läuft es so ab. Wir haben eine Verfahrensanweisung zu dem Thema Leihinstrumente. Außerdem ein Formular zur Anmeldung und ein Formular zur Abgabe der Leihinstrumente.

      Der OP meldet uns ein Leihinstrumentarium mit einer Vorlaufzeit von 36 Stunden an, Wochenende zählt nicht zu der Zeit. Das angelieferte Leihsieb wird im OP auf Vollständigkeit kontrolliert. Ob alles was benötigt wird vorhanden ist ist Sache des OP's. Wir kontrollieren in der ZSVA/AEMP aber noch einmal alles was auf dem Lieferschein steht nach. Haben schon schlechte Erfahrungen gemacht. Denn der OP hakt oft auch nur ab und dann fehlt doch was. Und wir haben keine Lust für den OP die Instrumente zu bezahlen. Und auf einen Lieferschein vom Verleiher verlassen wir uns nicht. ;)

      Dann werden die Leihsiebe in der EDV aufgenommen, sprich Erstellen einer Packliste. Entweder nur Fotos oder jedes Instrument schriftlich hinterlegt, hängt von der Zeit und auch der Übersichtlichkeit der Siebe ab.

      Danach aufbereiten der Siebe für die OP. Nach der OP dokumentierte Abgabe der Siebe an den Ausleiher. Das Sieb wird aus dem Kreislauf herausgenommen aber die Packliste verbleibt in der EDV falls das Sieb noch einmal wieder kommt. Dann geht es auch schneller das Sieb wieder in den Kreislauf aufzunehmen.

      Mr.Q
      Mach Dampf ^^
    • Bis vor kurzem lief das bei uns noch völlig chaotisch, da unser unfallchirurgischer Chefarzt die Infos über die Bestellung von Leihinstrumenten nicht weitergegeben hat. Weder an uns noch an den OP. Ich habe deshalb eine Übereinkunft mit unserem Hauptlieferanten von Leihinstrumenten geschlossen, dass die Bestätigung über die Leihinstrumentenbestellung mit Anliefertermin, OP-Termin und Abholung automatisch auch immer an uns gesandt wird. Funktioniert prima. Mittlerweile kommen die Infos aber auch regelmäßig vom OP, also scheint sich da was getan zu haben...
      Die Kontrolle über die Vollständigkeit wird leider immer komplett auf uns abgewälzt, was ich absolut nicht befürworte aus bereits o.G. Gründen...woher soll ich denn wissen, was der Operateur für seine OP´s braucht??? Lieferscheine versuchen wir immer zu kontrollieren, bei bekannten, immer wiederkehrenden Instrumentarien wird man aber auch ehrlicherweise etwas nachlässiger. Wir hatten mal einen Fall, dass in der Neurochirurgie Instrumente gefehlt hatten, weil der Operateur diese bei seiner Bestellung wohl vergessen hatte. Entsprechend der Lieferscheine war alles vorhanden. Am OP-Tag wurde bemerkt, daß ein komplettes Set wohl fehlt...*räusper* Seitdem kam von dieser Firma immer noch die Außendienstmitarbeiterin und hat selbst kontrolliert.
      Die Sets werden bei uns im Programm generell nur als Sets mit Fotostrecken gespeichert und verbleiben vorerst im Programm. Die Aufnahme jedes einzelnen Artikels bei den großen Systemen, welche sich über mehrere Container erstrecken, ist zeitlich einfach nicht machbar. Kleinere Sets bekommen auch eine Packliste, bei der Einzelartikel aufgeführt werden. Jedenfalls sehe ich in diesem ganzen Prozedere noch einen erheblichen Verbesserungsbedarf. Ich bin einfach der Meinung dass der OP dafür verantwortlich sein sollte, diese Dinge auf Vollständigkeit zu überprüfen und zur Aufbereitung freizugeben.
    • Hallo annem,

      ich bin voll bei dir was den Vorlauf betrifft, also Bestellung der Leihsiebe und Kontrolle bevor sie in die ZSVA/AEMP kommen. Am besten wäre es wenn der OP uns schon einbinden würde wenn Sie neue Leihsiebe die noch nicht im Haus waren bestellen. Wegen der Aufbereitung (Herstellerangaben).

      Aber die Freigabe zur Aufbereitung sollte doch der ZSVA/AEMP vorbehalten sein. Denn nur wir wissen was wir mit welchen Prozessen aufbereiten können. Darum meine Meinung wir sollten schon so früh wie möglich wissen was der OP bestellt. Dann könnte man auch beratend zur Seite stehen und evtl. gleich nach Alternativen schauen.

      Mr.Q
      Mach Dampf ^^
    • Hallo Zusammen,

      danke für die Antworten.

      Liest man die Herstellerangaben die manche Leihsets begleiten, ist folgendes Angeben;
      -Prozessvalidierung der Leihsets
      -Eingangskontrolle der Sets auf Vollständigkeit.

      Die Bezirksregierung hat bei der letzten Begehung die Prozessvalidierung der Leihsets hinterfragt.
      „Wie“? Bei dem Zeitfenster in dem die Leihsets im Hause sind?
      Die Antwort kam trotzdem nicht gut an!

      Wir nehmen jedes Leih-Set und deren Instrumente im PC - Instrumentensystem auf.
      Das ist aufwendig, aber sinnvoll, da die Instrumente im System kontrollierbar und eine Risikobewertung der einzelnen im Set befindlichen Instrumente dokumentiert sind.

      Ich meine der, der die Indikation stellt sollte auch das Leih-System auf Vollständigkeit vor der Aufbereitung prüfen!
      In der ZSVA weiß man nicht welche Variante zur OP angedacht ist.

      Die Leihsetprozedur wurde vor Jahren angefangen ohne die ZSVA vernünftig mit einzubinden, die Sets wurden einfach einbestellt und fertig.

      Vielleicht erlebe ich noch, dass solche angedachten Prozesse mit allen Beteiligten auf Augenhöhe besprochen und geplant werden.

      Da kann man ja schon dankbar sein, wenn ein Medizinprodukteberater sich in der ZSVA vorstellt und eine ausführliche Produktberatung in Bezug auf die Aufbereitung durchführt, und das im Jahre 2017.

      Mit freundlichen Grüßen
      THI
    • Hallo ersma

      Die rechtzeitige Information und Enbindung der ZSVA ist ein langwieriger Lernprozess, den man nur durch intensiven Informationsaustausch mit den Bedarfsträgern gestalten kann.

      Wir haben einen relativ hohen Durchlauf an Leihinstrumentarium und mittlerweile wird bei der Terminierung sehr oft an Vorlaufzeit für die ZSVA gedacht. Was aber nicht heißen soll, dass hier nicht noch erhebliches Verbesserungspotenzial schlummert. Hier hilft nur intensive Kommunikation (auch wenn man gewisse Themen zum x-ten Mal anspricht).

      Wir bekommen grundsätzlich nur das Instrumentarium; sterile Implantate, Schablonen etc. verbleiben im OP, wo auch die Eingangskontrolle der Lieferung durchgeführt wird. Dabei wird eine Kopie der Liefscheine und der Aufbereitungsanleitungen etc. gemacht und zusammen mit den Instrumenten in der ZSVA abgegeben. Das ganze Verfahren haben wir im QM exakt festgelegt und mit den Nutzern kommuniziert. Hierzu gehört auch, dass wir im Regelfall einen Arbeitstag Vorlauf zur Aufnahme und Aufbereitung einkalkulieren. Somit kann das Leihinstrumentarium ordentlich in der EDV erfasst und eine valide Dokumentation der Aufbereitung gewährleistet werden. Außerdem schafft man so einen großen Datenbestand an Leihsystemen und kann, wenn diese regelmäßig gebraucht werden, komfortabel und schnell arbeiten.

      Zum Thema Prozessvalidierung: da bei der Validierung das worst-case geprüft wird, sollte die Aufbereitung der Leihinstrumente abgedeckt sein. Man muss natürlich bei der Zusammenstellung der worst-case Beladung Instrumente bzw. Sets berücksichtigen, die ähnliche Anforderungen an die Aufbereitung stellen.
    • Hallo zusammen,

      bei einer Begehung durch öffentliche Stellen, wie auch immer die heißen (Bezirksregierung oder RGU oder etc.) ist es eigentlich immer gut auf bestehende Unterlagen verweisen zu können und auf die jährlich durchgeführten Re-Validierungen der RDG und Steri zu verweisen. Wir arbeiten unter der Prämisse der KRINKO/BfArM und haben eine Zertifizierung oder ein eingeführtes QM. Bei den Validierungen wird der Worst Case Prozess validiert und damit kann ich auf die Leihsiebe verweisen. Ich muss ja nicht jedes Instrument einzeln validieren. Sondern es werden die worst case Fälle genommen und über die Einstufung der MP kann ich das MP auf Grund der Validierung vergleichen und aufbereiten.

      Natürlich hat man in der Kürze der Anwesenheitszeit von Leihinstrumenten gar keine Möglichkeit für dieses Sieb eine Prozessvalidierung zu machen. Muss man ja auch nicht und der Behörde kann man ja wie dem Bären Honig um das Maul schmieren. Also Verweis auf die Dokumentation und Validierungen. Damit hat man sie freundlich auf die gleiche Schiene gebracht. Das ist wie bei einer Zertifzierung. Da stellen die Auditoren auch so komische Fragen und man zeigt anhand der Unterlagen dass man auf dem aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik aufbereitet.

      Mr.Q
      Mach Dampf ^^
    • Mr.Q wrote:


      Aber die Freigabe zur Aufbereitung sollte doch der ZSVA/AEMP vorbehalten sein. Denn nur wir wissen was wir mit welchen Prozessen aufbereiten können. Darum meine Meinung wir sollten schon so früh wie möglich wissen was der OP bestellt. Dann könnte man auch beratend zur Seite stehen und evtl. gleich nach Alternativen schauen.

      Mr.Q
      ...selbstverständlich gibt die AEMP die Freigabe zur Aufbereitung. Ich habe mich da etwas unglücklich ausgedrückt. Ich meinte damit die Weitergabe an die AEMP zur Aufbereitung. In diesem Fall bin ich von bekannten Instrumentarien ausgegangen. Unbekannte Instrumente werden natürlich von uns auf "Herz und Nieren" geprüft, auch im Vorfeld einer Anlieferung, sofern wir die Infos bekommen ;)
    • Hallo Andrea,

      wir setzen das Programm ein.

      Es ist meiner Meinung nach sehr sinnvoll, da alle Leih - Sets schnell zur Aufbereitung im System sind.

      Aber ACHTUNG! Du must erst alle Sets die zur Verfügung gestellt werden ins System Aufnehmen, wie bei dem allgemeinen Instacount auch.

      Das ist am Anfang sehr aufwendig, aber wenn die Sets mit allen Artikeln, Fotos einmal im System sind geht die Aufnahme, Dokumentation und post - OP Abgabe sehr schnell.

      Dabei sieht man auch wie dämlich manche Hersteller ihre Sets konfiguriert haben, es kann passieren das du gleiche Sets nachfolgend in Haus bekommst, die anders Aufgebaut und Zusammen gestellt sind. Schlecht für die Packlisten!!
      Ich habe mir die Arbeit gemacht und diese Sets unter den Firmennamen und Eingriffsart doppelt in ihrer tatsächlichen Konfiguration eingepflegt.

      Was gut ist, die Sets sind später nach;
      Firmen
      Eingriff
      Set - Bezeichnung
      sortierbar.

      Es ist erforderlich sich mit dem System genau auseinander zusetzen um den Aufbau der Setanlage richtig einzupflegen.
      Ich habe das Benutzerhandbuch und meine Nerven dazu ordentlich strapaziert.

      Wenn noch Fragen sind bitte melden!

      MFG
      THI